Dokumenty i certyfikaty

POLITYKA ochrony sygnalistów w ORLEN Laboratorium S.A

Zgodnie z wymaganiami prawa powszechnie obowiązującego, a także w dążeniu do zapewnienia zgodności ze standardami etycznymi oraz wewnętrznymi aktami organizacyjnymi przyjętymi w Spółkach GK ORLEN, wprowadza się Politykę ochrony sygnalistów w ORLEN Laboratorium S.A.
Celem Polityki ochrony sygnalistów w ORLEN Laboratorium S.A. (dalej jako: Polityka) jest zapewnienie w spółkach Grupy Kapitałowej ORLEN ochrony sygnalistom zgłaszającym naruszenia prawa, regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Polityka określa wymogi, zadania i obowiązki związane z przyjmowaniem Zgłoszeń od Sygnalistów w sposób zapewniający bezpieczeństwo, poufność i bezstronność.
Spółki Grupy Kapitałowej ORLEN (dalej jako: GK ORLEN) opierają swoją działalność na wartościach etycznych, przestrzegając najwyższych standardów. Wszelkie działania są zgodne z dobrymi praktykami i standardami Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie. Spółki GK ORLEN kierują się zasadami zawartymi w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej ORLEN, który podkreśla zobowiązanie do przestrzegania praw człowieka i praw pracowniczych. Spółki GK ORLEN dążą do wypełniania najwyższych standardów międzynarodowych, co jest wyrazem zaangażowania w bycie liderem etycznego biznesu na polskim rynku.
Celem zapobiegania naruszeniom prawa Spółki GK ORLEN będą chronić osoby zgłaszające takie przypadki, przestrzegając przepisów prawa dotyczących ochrony sygnalistów. Zgłaszanie nieprawidłowości w dobrej wierze traktowane jest jako wyraz troski o dobro całej GK ORLEN, które wspiera jej misję i wartości. Dzięki dostępnym i bezpiecznym procesom zgłoszeń wewnętrznych, każdy, kto zgłosi naruszenie prawa, ma możliwość przyczynienia się do poprawy funkcjonowania GK ORLEN.
Spółki GK ORLEN gwarantują, że każde zgłoszenie zostanie rozpatrzone z należytą starannością, a Sygnaliści będą chronieni przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi. Należy podkreślić, że wspólne działanie na rzecz przestrzegania prawa i uczciwości przyniesie korzyści całej GK ORLEN i umocni pozycję jako odpowiedzialnego lidera w biznesie.
 
Definicje
§ 1
Na potrzeby Polityki stosuje się następujące definicje:

Działania następcze - to działania podejmowane przez Spółkę GK ORLEN w związku ze Zgłoszeniem wewnętrznym w celu oceny prawdziwości informacji w nim zawartych, przeciwdziałania naruszeniu prawa, naruszeniu regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, w tym m.in. prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających, wszczęcie kontroli oraz zamknięcie procedury wewnętrznego postępowania i kontroli, realizowanych zgodnie z wewnętrznym regulaminem przyjętym w Spółce GK ORLEN.

Działania odwetowe - to bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania w Kontekście związanym z pracą, które są spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządzają lub mogą wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

Informacja zwrotna - to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych Działań następczych
i powodów takich działań.

Informacja o naruszeniu - to informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, naruszenia regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, o których mowa w § 3 Polityki, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółkach GK ORLEN, lub informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia.

Kontekst związany z pracą - to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem w Spółkach GK ORLEN pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w spółce lub na jej rzecz,
w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa, oraz gdy istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.

Organ publiczny - to naczelny lub centralny organ administracji rządowej, terenowy organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego oraz inny podmiot wykonujący z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwy do podejmowania działań następczych w ślad za Zgłoszeniem zewnętrznym.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie - to osoba fizyczna lub prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której Ustawa przyznaje zdolność prawną, która została wskazana w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym, jako osoba, która dopuściła się naruszeń (wymienionych w § 3 Polityki), lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszeń (wymienionych w § 3 Polityki), jest powiązana.

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - to osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w Kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.

Osoba powiązana z sygnalistą - to osoba fizyczna, która może doświadczyć Działań odwetowych w związku ze Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym, dotyczy to w szczególności współpracownika lub osoby najbliższej Sygnalisty, w rozumieniu art. 115 § 11 Kodeksu Karnego.

Sygnalista - to osoba zgłaszająca Informacje o naruszeniu, o której mowa w § 4 niniejszej Polityki.

Ujawnienie publiczne - to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. 

Ustawa - Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (poz. 928 z późn. zm).

Zgłoszenie - to ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne.

Zgłoszenie wewnętrzne - to ustne lub pisemne przekazanie Informacji o naruszeniu, w sposób i na zasadach określonych w Polityce.

Zgłoszenie zewnętrzne - to ustne lub pisemne przekazanie Informacji o naruszeniu prawa do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do Organu publicznego.

Grupa Kapitałowa ORLEN lub GK ORLEN - oznacza ORLEN S.A. oraz spółki handlowe, będące jej jednostkami zależnymi w rozumieniu Międzynarodowego Standardu Sprawozdawczości Finansowej 10 – Skonsolidowane sprawozdania finansowe lub innego standardu znajdującego zastosowanie w jego miejsce, w tym również ich oddziały i przedstawicielstwa

Zgłoszenia Informacji o naruszeniu – naczelne zasady

§ 2

1. Zgłoszeń wewnętrznych w Spółkach GK ORLEN można dokonać ustnie lub pisemnie za pośrednictwem udostępnionych kanałów wskazanych w § 5 Polityki, zapewniających zachowanie poufności tożsamości Sygnaliście, Osobom, których dotyczy zgłoszenie oraz osób trzecich wskazanych w Zgłoszeniu wewnętrznym przed ujawnieniem osobom nieupoważnionym.
2. W Spółkach GK ORLEN za pomocą udostępnionych kanałów zgłoszeń mogą być dokonywane anonimowo Zgłoszenia wewnętrzne, a na ich podstawie podejmowane są Działania następcze.
3. W każdym przypadku można dokonać Zgłoszenia zewnętrznego o naruszeniu prawa.

Zakres Zgłoszeń wewnętrznych

§3

1. Naruszenie prawa to działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.
2. Naruszenia regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych w Spółkach GK ORLEN to działania lub zaniechania niezgodne z wewnętrznymi regulacjami Spółek GK ORLEN w tym naruszenia Kodeksu etyki GK ORLEN lub mające na celu ich obejście.
3. W przypadku Spółek GK ORLEN będących jednocześnie emitentem, naruszeniem prawa jest także naruszenie lub uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa lub obowiązków informacyjnych wynikających z ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych lub rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1129 z dnia 14 czerwca 2017 r. w sprawie prospektu, który ma być publikowany w związku z ofertą publiczną papierów wartościowych lub dopuszczeniem ich do obrotu na rynku regulowanym oraz uchylenia dyrektywy 2003/71/WE, a także procedur i standardów etycznych.
4. Polityki nie stosuje się do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego.

Sygnalista

§ 4

1. Sygnalistą może być osoba fizyczna przekazująca Informację o naruszeniu,
w Kontekście związanym z pracą w tym:
a) pracownik,
b) pracownik tymczasowy,
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorca,
e) prokurent,
f) akcjonariusz lub wspólnik,
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażysta, wolontariusz i praktykant.
2. Sygnalistą może być także wyżej wymieniona osoba, gdy przekazanie Informacji
o naruszeniu uzyskanej w Kontekście związanym z pracą nastąpi przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w danej Spółce GK ORLEN lub na jej rzecz,
a także po jego ustaniu.

Zgłaszanie Informacji o naruszeniu

§ 5

1. Zgłoszenia wewnętrznego w ORLEN Laboratorium S.A. dokonuje się tylko w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce i za pośrednictwem kanałów zgłoszeń określonych w ust. 4 poniżej.
2. W ORLEN Laboratorium S.A. upoważnionym do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych jest Kierownik Biura Zarządu lub inny upoważniony pracownik ORLEN Laboratorium S.A..
3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zapewnić Sygnaliście możliwość podania adresu do kontaktu, to jest informację o adresie korespondencyjnym lub adresie poczty elektronicznej lub numerze telefonu Sygnalisty.
4. W ORLEN Laboratorium S.A. dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych możliwe jest ustnie lub pisemnie, to jest:
a) ustnie, podczas:
- bezpośredniego spotkania z pracownikiem upoważnionym do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych w ORLEN Laboratorium S.A., tj., Kierownikiem Biura Zarządu, zorganizowanego na wniosek Sygnalisty w ciągu 14 dni od otrzymania takiego wniosku; po wcześniejszym umówieniu spotkania dzwoniąc na numer telefonu: +48 24 256 81 29
b) pisemnie, za pośrednictwem;
- korespondencji tradycyjnej (przesyłek listowych), kierowanych na adres korespondencyjny:
Kierownik Biura Zarządu
ORLEN Laboratorium S.A.
ul. Chemików 7
09-411 Płock
z dopiskiem „DO RĄK WŁASNYCH”.
- korespondencji elektronicznej kierowanej na dedykowany adres e-mail: anonim.orlenlaboratorium@orlen.pl.

Przyjęcie i potwierdzenie Zgłoszenia wewnętrznego

§ 6

1. Z przeprowadzonej rozmowy z Sygnalistą sporządzany jest pisemny protokół odtwarzający dokładny przebieg rozmowy.
2. Sygnalista ma prawo do zapoznania się z treścią protokołu i może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia przez jego podpisanie.
3. Sygnalista po dokonaniu Zgłoszenia wewnętrznego otrzymuje informację o podjętych przez Spółkę GK ORLEN działaniach, to jest co najmniej:
a) potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego, przez upoważnione osoby, o których mowa w § 5 ust. 2 Polityki, w terminie do 7 dni od przekazania Zgłoszenia wewnętrznego,
b) Informację zwrotną od upoważnionej osoby, o której mowa w § 5 ust. 2 Polityki, o statusie zgłoszonej sprawy, w terminie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia, w terminie do 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
4. Obowiązek poinformowania Sygnalisty o planowanych, podjętych działaniach
i powodach takich działań, nie dotyczy przypadków, gdy Sygnalista nie podał adresu do kontaktu lub informacja zgłoszona jest anonimowo.

Postępowanie ze Zgłoszeniami wewnętrznymi

§ 7

1. W przypadku każdego Zgłoszenia wewnętrznego prowadzone są bezstronne Działania następcze obejmujące w szczególności:
a) weryfikacje Zgłoszeń wewnętrznych,
b) dalszą komunikację z Sygnalistą (w tym zwracanie się o dodatkowe informacje),
c) przekazywanie Informacji zwrotnej o statusie sprawy.
2. Wymienione w ust. 1 powyżej Działania następcze prowadzone są w ORLEN Laboratorium S.A. przez Kierownika Biura Zarządu na podstawie odrębnego wewnętrznego aktu organizacyjnego w sprawie Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych w ORLEN Laboratorium S.A.
3. W przypadku Zgłoszenia wewnętrznego dającego podstawy do uzasadnionego przypuszczenia, że mogło dojść do naruszenia, mogą być prowadzone dalsze działania w sposób i na zasadach określonych w regulacjach wewnętrznych Spółek GK ORLEN, także w formie działań audytowych, kontrolnych.

Zgłoszenia zewnętrzne

§ 8

1. Zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszeń prawa z pominięciem sposobów określonych w Polityce, można dokonać do:
a) Rzecznika Praw Obywatelskich,
b) Organu publicznego bądź instytucji, organów lub jednostki organizacyjnej Unii Europejskiej.
2. Zgłoszenie zewnętrzne następuje zgodnie z procedurami określonymi przez Rzecznika Praw Obywatelskich, właściwe Organy publiczne lub instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.
3. Zgłoszenie zewnętrzne dokonane z pominięciem Polityki, nie pozbawia Sygnalisty ochrony określonej w przepisach prawa i w Polityce.
4. Informacje na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych do Organów publicznych zawiera Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki.

Środki ochrony

§ 9

1. Ochrona przed Działaniami odwetowymi przysługuje Sygnaliście od momentu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy by sądzić, że informacja jest prawdziwa w momencie jej zgłaszania i że stanowi Informację o naruszeniu.
2. Taką samą ochroną przed Działaniami odwetowymi, jak przewidzianą dla Sygnalistów, objęte są:
a) Osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia,
b) Osoby powiązane z Sygnalistą,
c) osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające Sygnaliście lub z nim powiązane, w szczególności stanowiące własność Sygnalisty lub go zatrudniające,
d) osoby prowadzące Działania następcze,
e) osoby wykonujące na rzecz spółek GK ORLEN czynności związane z kierowaniem do Organów publicznych zgłoszeń i zawiadomień w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
3. Sygnalistom, a także Osobom pomagającym w dokonaniu Zgłoszenia i Osobom powiązanym z Sygnalistą, zapewnia się dostęp do informacji na temat sposobów dokonywania Zgłoszeń i porad na temat środków ochrony.
4. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienie publiczne nie stanowią podstawy
do odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych
w przepisach prawa, w szczególności dotyczących zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Informacji o naruszeniu. Oceny niezbędności dokonuje osoba upoważniona do przeprowadzenia Działań następczych.
5. Jeżeli Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia Informacji o naruszeniu prawa zgodnie
z przepisami Ustawy, Zgłoszenie lub Ujawnienie publicznie nie jest traktowane jako naruszenie bezpieczeństwa informacji ORLEN Laboratorium S.A. (Tajemnicy Przedsiębiorstwa, Tajemnicy Spółki ORLEN Laboratorium S.A.) i nie mają w tej sytuacji zastosowania postanowienia w tym zakresie określone w odrębnym akcie organizacyjnym w sprawie wprowadzenia Polityki ochrony informacji.
6. Uzyskanie przez Sygnalistę informacji będących przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego. Oceny czy takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu
zabronionego dokonuje osoba upoważniona do przeprowadzenia Działań następczych.
7. Postępowania wyjaśniające okoliczności zdarzenia dotyczącego Ujawnienia publicznego lub wykorzystania do Zgłoszenia informacji stanowiących Tajemnicę Przedsiębiorstwa i/lub Tajemnicę Spółki ORLEN Laboratorium S.A. prowadzone są zgodnie z postanowieniami określonymi w odrębnym wewnętrznym akcie organizacyjnym w sprawie wprowadzenia Polityki ochrony informacji na podstawie informacji otrzymanych od upoważnionego pracownika ORLEN Laboratorium S.A. po dokonaniu ocen/analiz, o których mowa odpowiednio w ust. 4 i ust. 6 powyżej.
8. Osoby, których dotyczy zgłoszenie, korzystają ze środków ochrony prawnej przed bezpodstawnym oskarżeniem, w tym z domniemania niewinności i prawa do bycia wysłuchanym.
9. Osoby dokonujące zgłoszeń nieprawidłowości w trybach przewidzianych w odrębnych od niniejszej Polityki regulacjach wewnętrznych (z zakresu np. ochrony danych osobowych, mobbingu, innych), podlegają ochronie jak Sygnalista wyłącznie
w sytuacjach, w których właściwe dla danego zgłoszenia akty organizacyjne przewidują taką ochronę. Każdorazowo osoba chcąca dokonać Zgłoszenia i podlegać ochronie jako Sygnalista może skorzystać z kanału przewidzianego w Polityce.
10. Osobie, która dokonała zgłoszenia więcej niż jednym kanałem, w tym kanałem przewidzianym dla Zgłoszeń wewnętrznych, przysługuje ochrona przed Działaniami odwetowymi zgodnie z niniejszą Polityką, nie zapewnia się jednak ochrony tożsamości.

Zakaz Działań odwetowych

§ 10

1. W Spółkach GK ORLEN zabronione jest podejmowanie jakichkolwiek Działań odwetowych, ich prób, a także ich gróźb, wobec Sygnalistów i innych osób chronionych wymienionych w § 9 ust. 1 i 2 Polityki, a także podejmowanie działań utrudniających dokonywanie Zgłoszeń lub Ujawnień publicznych. Dotyczy to w szczególności działań wskazanych w Załączniku nr 2 do Polityki.
2. Sygnalista oraz osoby, o których mowa w § 9 ust. 2 Polityki, które stały się celem Działań odwetowych, powinni poinformować o tym Kierownika Biura Zarządu.

Poufność i ochrona informacji

§ 11

1. Organizacja oraz rozwiązania techniczne w zakresie przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia Działań następczych w Spółkach GK ORLEN zapewniają bezpieczeństwo i poufność Sygnaliście, Osobom, których dotyczy zgłoszenie oraz treści Zgłoszenia wewnętrznego, w szczególności poprzez:
a) ochronę danych osobowych i informacji, których dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne przed dostępem osób nieupoważnionych,
b) zapewnienie poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu wewnętrznym, poprzez ochronę informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować ich tożsamość,
c) udzielanie wskazanym pracownikom pisemnego upoważnienia do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalisty i Osób, których dotyczy zgłoszenie oraz do informacji o przedmiocie Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Dane Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu, chyba że:
a) za jego wyraźną zgodą,
lub
b) gdy stanowi to obowiązek wynikający z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne oraz sądy postępowań i gdy jest to konieczne w celu zagwarantowania prawa do obrony Osobie, której dotyczy zgłoszenie.
3. Dane osobowe Sygnalisty przekazywane są tylko osobom upoważnionym w celu przeprowadzenia Działań następczych.
4. W przypadku Zgłoszeń anonimowych, zabronione jest podejmowanie działań, w celu ustalenia tożsamości Sygnalisty.
5. W przypadku Zgłoszenia anonimowego, gdy można zidentyfikować tożsamość Sygnalisty lub doszło do jej ustalenia, Sygnaliście nadal przysługuje ochrona, a jego dane pozostają poufne.
Przetwarzanie danych osobowych
§ 12
1. Dane osobowe:
a) przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego lub prowadzenia Działań następczych,
b) niemające znaczenia dla rozpatrywania sprawy nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
2. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia wewnętrznego lub prowadzeniem Działań następczych oraz dokumenty związane ze Zgłoszeniem wewnętrznym są przechowywane przez Spółki GK ORLEN przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie wewnętrzne do podjęcia Działań następczych lub zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2 powyżej, dane osobowe są usuwane
i niszczone są dokumenty związane ze Zgłoszeniem wewnętrznym.
Odpowiedzialność
§ 13
1. W Spółkach GK ORLEN podejmowane są stanowcze działania i środki dyscyplinarne wobec wszystkich osób:
a) podejmujących wobec osób wymienionych w § 9 ust. 1 i 2 Polityki Działania odwetowe, ich próby lub groźby, w związku z dokonanym Zgłoszeniem,
b) podejmujących działania utrudniające dokonywanie Zgłoszeń,
c) dokonujących świadomie zgłoszenia nieprawdziwych informacji, w szczególności, gdy wszczęte na tej podstawie postępowanie mogło mieć negatywne konsekwencje dla Osoby, której dotyczyło zgłoszenie.
2. Powyższe nie wyklucza innych działań prawnych podejmowanych w stosunku do tych osób, w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

Załącznik nr 1 do Polityki ochrony sygnalistów w ORLEN Laboratorium S.A.

Informacje na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych do Organów publicznych

Organami przyjmującymi zgłoszenia zewnętrzne, w zakresie naruszeń prawa, są w ramach swoich kompetencji w szczególności:
1. Rzecznik Praw Obywatelskich
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://bip.brpo.gov.pl/wniosek/index.php?lang=pl
2. Policja, wraz jej jednostkami organizacyjnymi
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.gov.pl/web/gov/zglos-przestepstwo
3. Prokuratura, wraz z jej jednostkami organizacyjnymi
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.gov.pl/web/gov/zglos-przestepstwo
4. Centralne Biuro Antykorupcyjne, wraz z jego delegaturami
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.cba.gov.pl/pl/zglos-korupcje/445,Zglos-korupcje-osobiscie-lub-pisemnie.html
5. Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, wraz z jej delegaturami
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://form.abw.gov.pl/fm/form/dodaj2,dok.html
6. Straż Graniczna, wraz jej oddziałami i placówkami
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.strazgraniczna.pl/pl/form/dodaj7,Zglos-anonim.html
7. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://uokik.gov.pl/jak-zglosic-naruszenie
8. Krajowa Administracja Skarbowa, wraz z jej jednostkami organizacyjnymi (izbami, urzędami
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.mf.gov.pl/web/bip/krajowa-administracja-skarbowa/kontakt/formularz-kti
9. Państwowa Inspekcja Pracy, wraz z okręgowymi inspektoratami pracy
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.pip.gov.pl/dla-pracownikow/niezbednik-pracownika/jak-zlozyc-skarge
10. Urząd Ochrony Danych osobowych
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://uodo.gov.pl/pl/526/2464
11. Główny Inspektorat Ochrony Środowiska
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://portal.gios.gov.pl/formularze/share/6087ac37e1744901b6c94f233bd123a8
12. Urząd Regulacji Energetyki, wraz z oddziałami terenowymi
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://bip.ure.gov.pl/bip/skargi-i-wnioski/19,Skargi-i-wnioski.html
13. Generalny Inspektor Informacji Finansowej
Instrukcja na temat dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych jest na stronie:
https://www.gov.pl/web/finanse/sygnalisci--naruszenia-ustawy-aml

 

 

 

 

 

 

 

 
Załącznik nr 2 do Polityki ochrony sygnalistów w ORLEN Laboratorium S.A.

W Spółkach GK ORLEN zabronione jest podejmowanie wobec Sygnalisty i innych osób chronionych, wymienionych w § 9 ust. 2 Polityki, Działań odwetowych, ich prób, a także gróźb zastosowania Działania odwetowego polegających w szczególności na:

1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14. mobbingu;
15. dyskryminacji;
16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,
w szczególności dobrego imienia Sygnalisty;
22. wypowiedzeniu umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
23. nałożeniu obowiązku lub odmowie przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.